禮物-CP值爆表能力強的人,怎麼整理辦公桌:恰到好處的亂,讓你的效率發揮到極致(圖解)

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商品訊息描述

  • 《能力強的人,怎麼整理辦公桌:恰到好處的亂,讓你的效率發揮到極致(圖解)》

    工作能力強的人,
    一早走進公司、面對辦公桌的那一秒鐘,
    已經明確知道今天該做什麼事、也很清楚優先順序。
    你能嗎?

    請問,你目前的辦公桌:
    □ 你能以電話遙控同事取用你座位上的重要文件嗎?
    □ 下班時,桌面淨空如飛機跑道,隔天上班卻能一秒鐘進入狀況?
    □ 電腦的桌面捷徑超過兩行嗎?不常用的重要數位檔案能一分鐘內找到嗎?
    □ 最下層的抽屜,是否用來立列文件?

    除了捨、活、續之外,
    你更要運用「恰到好處的亂」,才會好拿、好找,
    讓你隨時進入狀況,效率發揮到極致。

    本書作者壺阪龍哉被推崇為日本「辦公室整理術始祖」,他指導企業員工「辦公室效率革命」經驗超過30年。他表示,光看一個人的辦公桌,就能判斷他的工作能力。而那些能力強的人又是如何整理桌子的?

    ◎整理是為了效率,整頓不是為了整齊。
    整理是「丟掉」不要的東西,「整頓」是「為了好拿而排列順序」以及「為了好找而貼上標籤」。整理、整頓是為了提升工作效率,你應該先整理再整頓。

    ◎文件「站」起來,工作效率才會高。
    能力強的人,重要文件不會只有自己知道放在哪裡。立列之後,看一眼標籤就知道文件在哪裡。這麼做不但方便自己找、也方便其他同事找,不浪費任何人的時間。

    ◎ 充分利用「六三一法則」。
    不要只整理占桌面60%的文件,更把剩下的30%的物品和10%的書籍,也加入整理、整頓的項目之中。

    ◎ 對付「捨不得丟」的心態,只需60秒。
    高效率的人有兩個做決定的祕密武器:(1)丟東西不用未來式思考(總有一天會派上用場),而是用過去式思考(過去幾個月有用上嗎?);(2)放進猶豫箱,三個月都沒用到就丟掉。

    ◎桌上一定有這三樣東西:能夠一覽年度預定事項的年曆卡、手帳、工作便條。
    這三樣東西能幫你一你走進公司、面對辦公桌的那一秒鐘,已經明確知道今天該做什麼事。

    ◎ 他們,一定準備好提升效率的7大道具:
    訂書機、便利貼、螢光筆、長尾夾、B6便條紙、透明文件夾、彩色標籤——你一定幾乎都有,但能力強的人怎麼使用這些道具?

    ◎電腦桌面是另一張辦公桌,如何整理,也是評估工作能力的重要依據。
    你能把桌面圖示,控制在兩列以內嗎?
    收件匣的信件,如何在一分鐘內處理完畢?不懂得方法,上班時間就會被信件占據。

    除了以上幾個方法,壺阪龍哉還可教你使用「回憶檔案夾」、「最下層抽屜」、「關鍵字點讀法」來幫你提升效率。

    整理辦公桌就是整理腦袋!所以,請改變你的辦公桌——從恰到好處的亂開始做起。

    • 作者介紹

      壺阪龍哉

      日本「辦公室整理術始祖」, 1958年畢業於慶應義塾大學經濟系,曾任職鐘紡股份有限公司、共榮工業股份有限公司,後設立湯姆辦公室(TOM OFFICE)研究所,擔任代表取締役(等同公司的董事長或總經理),現為人材育成塾的代表。

      40年來出版超過20本以上的辦公室整理術著作,至今仍以辦公室效率化的專業顧問身分,活躍於各大企業與政府機關。他是日本首位引進美國「記錄管理系統」、也是用資料盒建立資料管理系統的發明者。

    • 譯者介紹

      劉錦秀

      東吳大學日文系畢,曾任出版社國際版權部經理,譯有《一張表格催出業績,不用修理人》、《我在包裡放本書》、《找出勝算的技術》、《一張價值千萬的名片》、《修復身體的黃金7小時》、《一秒就能做對決定》(以上大是文化出版)、《中華聯邦》、《思考的技術》等書。

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    能力強的人,怎麼整理辦公桌:恰到好處的亂,讓你的效率發揮到極致(圖解)-目錄導覽說明

    • 推薦序這樣整理,能幫助自己腦袋保持清醒清楚(筆記女王Ada)
      前言你的辦公桌,代表你的工作能力

      第一章整理是為了效率,不是為了整齊
      工作能力強的人的做事順序
      規則一「捨」:丟掉∕捨不得丟,怎麼辦?∕設定「賞味期限」,過了就丟
      規則二「活」:活用∕腦袋要當水龍頭用,不是水桶!∕一事一張卡,不用想分類
      規則三「續」:繼續∕下班前五分鐘,要做兩件事

      第二章整理桌子,就等於在整理腦袋
      千萬別只整理文件∕要丟還是要留,60秒內做決定∕用「過去式」思考該不該丟∕收納:只需一個抽屜、一個檔案櫃∕活用7個道具,亂得恰到好處
      個人辦公空間∕所有工作,都從辦公桌開始∕稍不留神,桌面就會亂七八糟∕解決辦法:設置「暫置文件」區∕最下層抽屜,工作能力強的人怎麼使用?∕把名片當「資料庫」用∕分辨要「丟掉」還是要「運用」∕通訊錄要分「常用」與「備用」∕桌面乾淨如飛機跑道,才可以回家!∕雙軸管理法:專案、階段
      與同事共同的空間∕文件立列,省時又省空間∕用顏色分類,文見快速歸位∕建立共用資料的使用規則

      第三章一進辦公室,就知道今天的工作順序
      別花太多時間在手帳上∕手帳,該怎麼挑選?∕使用手帳的6大規則∕桌上有「管制塔」,就能嚴守工作期限∕一進辦公室,就知道今天的工作順序∕把工作拆解成幾個5分鐘任務∕下定決心:今天要準時下班∕用零碎時間終結零碎工作∕公事包如何整理,可成為行動辦公桌∕點讀法──瞬間讀取重點的祕訣∕要速記,但也要讓別人看得懂

      第四章那張看不見的辦公桌,也要整理整頓
      會不會整理電腦,直接關係到工作效率∕電腦桌面亂七八糟,腦袋就會——∕這樣整理資料夾,不用花時間找檔案∕收件匣,一分鐘整理完畢∕做備份,就是一種危機管理∕這些工作用電腦處理,反而沒效率∕一天一分鐘的電腦整理術∕重要文件,不能只有自己知道藏哪裡∕太依賴使用電腦,你會失去四種能力!

      第五章 從人生態度到生活習慣,都可以整理
      先從人生態度開始整理∕重新設計生活習慣∕好好放鬆,工作更有勁∕丟掉無用之物,找回單純生活∕整理,就是「人生的再設計」∕現在就開始動手:整理

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    前言

    你的辦公桌,代表你的工作能力

    三十幾年來,為了推動辦公室工作的效率化,我一直以專業顧問的身分,為許多的企業及政府機關,策劃「捨.活.續整理術」的教育訓練,並指導他們進行改善。

    在指導的過程中,我深切地體認到:上班族(包括業務、行政人員等)的煩惱,都是一樣的——

    「桌上的文件堆積如山,沒有收拾。」
    「老是找不到東西。」
    「想整理,卻不知優先順序從何下手。」
    「每天都被工作追著跑,永遠都沒有時間。」

    也就是說,很多人都無法妥善整理和工作有關的資料或文件。

    找不到文件,浪費的不只是時間

    對上班族來說,這可是生死存亡的大問題,因為整理資料、物品的能力,會直接關係到工作能力。你不妨也看看自己辦公桌的周遭──

    □ 文件是否散亂於各處?
    □ 辦公桌上,是否放著和「現在正在處理的工作」無關的資料?
    □ 電腦的滑鼠,是否無法自由移動?

    如果三者中有一項符合,你就是每天都在累積「小小的損失」──一分鐘,大約是五十日圓──這是日本上班族的平均成本。

    如果你找一份文件要花十分鐘,就等於把五百日圓丟進了水溝裡。(按,以主計處公布的台灣上班族平均薪資45000元、每個月工作22天、一天8小時計算,則台玩上班族一分鐘的薪水約4塊錢,10分鐘就是40塊錢)

    所有工作都是「始於桌面,終於桌面」。如果辦公桌周遭的環境亂七八糟,就不可能提升工作效率、創造工作成果;反過來說,只要把辦公桌周遭整理得乾乾淨淨,從今天起,你就可以做好工作。

    我推廣了30年的辦公室效率革命

    抱歉,我稍微兜了一個圈子。本書的內容就是介紹能為大家消除煩惱、提升工作效率的Know-how──工作能力強的人都在用的整理術,雖然書裡介紹的技巧很多,但規則只有三條:

    一、 捨:丟掉
    二、 活:活用
    三、 續:繼續

    只要把這三條規則融入平日的工作習慣,就能做到「杜絕浪費時間、了解工作的優先順序、集中精神火力全開」;換句話說,就是掀起工作上的「效率革命」。

    用本書的「捨.活.續整理術」來整理工作文件、筆記、電腦、金錢和時間,除了能提升你的工作能力,也一定能全盤改變你的人生。

    請大家用最輕鬆的心情閱讀這本書。
    願大家都能把握和本書相遇的契機,豐富自己的人生。

    推薦序

    這樣整理,能幫助自己腦袋保持清醒清楚
    ——筆記女王Ada

    最近由於整理術的話題很夯,市面上不少整理術的書上市,也和許多朋友聊到整理方面的問題,但他們的共同問題就是:「我照書上的方法做了啊,怎麼還是感覺沒整理好?」

    一個人不管是從心裡還是從環境雜亂的狀態,好不容易花了一段時間做整理,但接下來卻沒有養成自律的好習慣,導致整理工作一做再做、感覺永遠都沒有整理好的一天。《能力強的人,怎麼整理辦公桌》這本書裡就介紹了很棒的觀念,讓我們了解,在整理好之後,如何做好持續保持的功夫。

    我們生活中大部分的事情都是在辦公桌前完成的,整理辦公桌就等於整理腦袋。雖然這本書書名叫做《能力強的人,怎麼整理辦公桌》,但作者所提的「捨」、「活」、「續」這三個步驟,事實上是幫助自己腦袋保持清醒清楚,一坐到辦公桌前,就知道現在要完成什麼事情。這三個步驟適用於所有工作流程上如何整理,讓工作流程被梳理得井然有序,做起事來流暢,且不必花時間在找東西上面。

    其次,作者壺阪龍哉針對桌面整理、檔案管理、名片管理,甚至手帳用法,分享了幾個讓工作更流暢的方法。這些方法看起來微不足道,實行起來也不困難,卻能達到很大的效果,幫你提升工作效率。例如:桌面就要像飛機跑道一樣淨空,只放正在工作中的東西,這樣可以保持專注力;抽屜文具收納整齊,且有固定位置,取用方便;很多人很頭痛的檔案管理問題,在本書中也介紹了簡單又很有用的方法,即使沒學過檔案管理的人也能輕易上手。

    雖然把用過的影印紙背面裁成便條紙很環保,但也常發生在一堆文件中找不到便條紙的冏境。書中提到使用黃色拍紙簿的觀念我非常認同,平時我也都用黃色拍紙簿或其他顏色便利貼來書寫,以方便和原本的白色文件作為區隔,才不會在滿桌的白色文件中找不到你的小紙條。這個方法,很值得大家學習。

    對於職場新人,可以從本書中學到如何讓工作流程變順暢;職場老手,也可以從書中學到一些實用的技巧,讓自己工作效率更加提升。《能力強的人,怎麼整理辦公桌》對想提升自我能力的人來說,是一本不可多得的好書。

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    第二章整理桌子,就等於在整理腦袋(節錄)從這裡開始,終於要進入「捨?活?續整理術」的Know-How了。首先,我要向各位讀者介紹的,是最貼近大家的「文件?物品」整理術。每個人的辦公桌,最需要整理的東西,主要有下列三種:包括報告、會議記錄、圖表等在內的「文件」,包括各種文具在內的「物品」,及包括各種書、雜誌、小冊子在內的「書籍」。千萬別只整理文件根據我的指導經驗,不論是民營企業或政府機關,這三種東西所占的比例,大約都是「文件」60%、「物品」30%、「書籍」10%,我稱此為「631法則」。你辦公環境的這些東西,是不是像相撲火鍋一樣混雜在一起呢?如果無視於「631法則」的存在,只用一般的「文書管理」、「分類歸檔」等方法,來管理那60%的文件,是不會有多大成效的,一定要把剩下的30%的物品和10%的書籍,也加入整理、整頓的項目之中,不能只整理文件。如同我在第一章告訴各位的,整理,基本上就是「丟掉」。為了能夠更有效率地丟,首先,請把你桌子周遭的所有東西都搬出來,堆成三座小山(群組),也就是將所有的東西分為「文件」、「物品」、「書籍」三個群組。分類完畢後,就開始挑出需要的東西,其餘的就丟掉。整理完桌子周遭後,與同事共有的收納空間,也同樣按照「全部搬出來→分類成三座山→挑出需要的東西」的順序進行整理。◎ 文件首先,將所有文件分成「未處理」、「進行中」、「已完成」三個群組。前兩項——尤其是進行中文件——因為重要度高而且記憶猶新,所以應該很容易就可以挑出來;至於已經完成的工作文件,請根據使用頻率、重要度、公司的基準等,決定要丟掉還是留下。◎ 物品要挑出自己需要的物品時,我想你會發現,原來自己擁有那麼多各式各樣的怪東西。文具、未使用的帳票(帳簿、傳票)、檔案用品、要發的小冊子、面紙等等,應該都在其中。撿選這些物品要掌握一個重點,就是不要重複,以減少庫存。抽屜裡如果有不用的東西,不但浪費收納空間,還會在尋找文具時,浪費不必要的時間。丟掉不需要的東西,就可以省去不必要的麻煩和時間。◎ 書籍建議積極丟掉和IT(Information Technology,資訊科技)有關的書籍和雜誌。因為IT技術革新的速度非常快,這些書籍的內容馬上就過時了。地圖集也一樣,因為縣市合併,很多地名都變了,所以數年前的地圖,很多時候都派不上用場。但是,辭典、主題內容不易退流行的書籍、小說等,就算留下來也不會造成什麼問題,所以這類的書籍,可斟酌其內容後,再分成留下和丟掉兩個群組。要丟還是要留,60秒內做決定工作上許多時候,都需要我們瞬間做出判斷,「捨?活?續整理術」也是一樣,為了要丟還是要留而猶豫不決,就是浪費時間。本書為判斷「要丟還是要留」設定了一個底限,就是60秒。有人或許會認為限時60秒太短了。但是,如果以大家所熟悉的電視廣告為例,大部分的電視廣告,基本長度是15秒鐘。感覺上15秒好像很短,但這15秒鐘中不但有起承轉合,還大大宣傳了商品特色。只要15秒就可以喚起觀眾「購買」的欲望,效果驚人。所以,我們只需要15秒鐘,就可以做出決定。我之所以將時間設定為60秒,是因為區分文件時,有人會對一些老舊文件依依不捨、埋首閱讀。當初花心血蒐集的資料、曾經獲得主管好評的報告等等,都很易讓人產生特殊感情,所以不肯輕易放手的心情,是可以理解的。但是,因為「留戀」「猶豫」而延誤到整理作業,就傷腦筋了。因此,請大家給自己決定的時間,設下一個60秒的底限。只要逼自己在60秒內做出決定,就沒有時間猶豫,而且習慣之後還會越來越果敢,越丟越上手,所以大家不必擔

    編/譯者:劉錦秀
    語言:中文繁體
    規格:平裝
    分級:普級
    開數:21*15
    頁數:208

    限時活動折扣 出版地:台灣

    家電

    商品訊息特點

    • 作者:壺阪龍哉

      知名商品 追蹤

    • 譯者:劉錦秀
    • 出版社:大是

      出版社追蹤

      功能說明

    • 出版日:2013/4/30
    • ISBN:9789866037825
    • 語言:中文繁體
    • 適讀年齡:13歲以上

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    台北市中正萬華地區復興計畫重要契機,捷運萬大線土建工程的最後一棒CQ840區段標昨(二十三)日順利決標,由大陸工程股份有限公司以五十六億元得標。台北市政府捷運工程局表示,此標是萬大線台北市區段最後決標的土建工程,預定明年二月開工,工期八年,自此萬大線台北市區段全面啟動。

    台北市政府捷運工程局南區工程處說明,萬大線台北市區段從中正紀念堂站起沿南海路過和平西路後接西藏路轉萬大路,在華中橋前左轉穿越新店溪至新北市永和區,設有南海路與羅斯福路口西側、南海路與和平西路口東側、西藏路與中華路口東側,以及萬大路與長泰街口等四個站。

    而昨天決標得區段標工程範圍長約一點六公里,包括二座車站,亦即南海路與羅斯福路口西側及西藏路與中華路口東側,一段橫渡線、一段中央避車線,及二段潛盾隧道;除車站、橫渡線及中央避車線採明挖覆蓋工法施築外,其餘以潛盾工法施作。

    台北市政府捷運工程局南區工程處強調,未來捷運萬大線完工後不僅疏解萬華、中和、樹林、土城運輸走廊交通壅塞,促進沿線老舊社區之都市更新並提高沿線土地使用效益。

    新北市政府客家事務局在昨(十二)日於新北市客家文化園區舉辦「一○五年幼兒客語闖關活動」,現場安排四道客語關卡,讓家長與孩子們一同闖關,不僅增加親子間的互動,也了解孩子們平日的學習成果;此次共邀請十七所幼兒園的小朋友參加,讓幼童在趣味的遊戲中歡喜學客語。

    活動除安排動態的闖關外並有靜態的『街頭藝人表演』及『親子手作DIY』,中場休息時進行的氣球表演,更深深地吸引了孩子們的目光,而親子手作DIY,則讓幼童與家長一同組裝大風車,學習體驗手作的樂趣。

    幼兒客語學習是以生動活潑的互動教學方式,讓孩子們愛上客語,今年更突破往年唱唱跳跳跳的表演模式,讓客語融入在遊戲中,以提升孩子們學習客語的樂趣,期許在歡樂學習的氛圍中,接受客語的啟蒙,開拓文化視野,為孩子的童年,留下美好而深刻的客家印象。

    下面附上一則新聞讓大家了解時事

    現行法令對專業外籍白領來台工作規定的相當不友善,行政部門已研擬「外籍專業人才延攬及僱用法」,新法將給予外籍高級專業人士取得永久居留權後,配偶、未成年子女也可以連帶取得;且外籍專業人士取得永久居留權後,配偶和子女也可以工作。

    國民黨立委許毓仁也提案修法,讓外國高階人才來台沒有後顧之憂,目前提案已過連署門檻。許毓仁說,他要修改移民法第25條,讓外籍專業人士取得永久居留權後,配偶、未成年子女也可連帶取得永久居留權;其次是修改就業服務法第42條,外籍專業人士取得永久居留權後,配偶和子女可工作。

    此外,許毓仁也要修改入出國及移民法第23條,增列外籍專業人士取得居留權或永久居留權者,其年滿20歲無法自理、身心障礙之子女,可以取得永久居留權;最後是國籍法第9條,讓外籍人士先取得國籍後,再放棄原來國籍,以免中間空窗期成為幽靈人口。

    許毓仁的修法訴求,行政部門研擬的專法多已涵蓋。比如外籍人才之配偶、未成年子女可隨同取得永久居留權,外籍專業人士取得永久居留權後,配偶和子女可以工作。

    「外籍專業人才延攬及僱用法」將鬆綁外國人申請永久居留證後,每年須住滿183天、配偶及未成年子女得隨同永久居留之規定,以及歸化中華民國籍不用放棄原本國籍的規定。

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